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HO PRESO VISIONE DELL'INFORMATIVA RELATIVA ALLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI *

Ho letto e accetto la Procedura di Segnalazione WhistleBlowing

Confermo di aver preso visione dell'informativa sulla tutela dei dati personali

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Procedura di Whistleblowing ex D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 Documento informativo ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 La presente informativa descrive le modalità con cui Artecarta Italia S.r.l. tratta i dati personali acquisiti nell’ambito della procedura di segnalazione interna, c.d. whistleblowing, adottata ai sensi del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001. L’informativa è rivolta alla persona segnalante, alla persona coinvolta dalla segnalazione, ai soggetti eventualmente menzionati nella segnalazione, ai facilitatori e, più in generale, a tutti i soggetti i cui dati personali possano essere trattati nell’ambito della ricezione, dell’analisi e della gestione delle segnalazioni. 1. Titolare del trattamento Il Titolare del trattamento è: Artecarta Italia S.r.l. Via Passanti n. 176 84018 Scafati (SA) P. IVA 04528911219 Per questioni relative al trattamento dei dati personali è possibile contattare la Società ai recapiti aziendali ordinari oppure tramite gli indirizzi indicati nella presente informativa. 2. Canale di segnalazione e soggetto incaricato della gestione La gestione delle segnalazioni whistleblowing è affidata all’Organismo di Vigilanza, individuato dalla Società quale Gestore delle Segnalazioni, competente a ricevere, esaminare e dare seguito alle segnalazioni, nel rispetto degli obblighi di autonomia, indipendenza, riservatezza e protezione dei dati personali. Le segnalazioni possono essere trasmesse attraverso i canali indicati nella Procedura Whistleblowing adottata dalla Società e, in particolare, mediante: • piattaforma whistleblowing accessibile dal sito istituzionale www.artecarta.it, sezione “Whistleblowing”; • casella e-mail dedicata all’indirizzo odv@artecarta.it; • colloquio orale con il Gestore/OdV, su richiesta della persona segnalante, secondo le modalità previste dalla Procedura Whistleblowing. L’accesso alle segnalazioni e alla relativa documentazione è consentito esclusivamente al Gestore delle Segnalazioni/OdV e agli eventuali soggetti specificamente autorizzati, nei soli limiti in cui ciò sia necessario per la corretta gestione della segnalazione e nel rispetto del principio di minimizzazione. Nei casi di conflitto di interessi, coinvolgimento o impossibilità del Gestore, la gestione della segnalazione è affidata al Gestore supplente individuato dalla Procedura Whistleblowing nel Comitato Guida PdR 125/22, nei limiti e con le modalità previste dalla Procedura medesima, con accesso ai soli dati strettamente necessari e nel rispetto degli obblighi di riservatezza, tracciabilità e minimizzazione. 3. Categorie di interessati Nell’ambito della procedura whistleblowing possono essere trattati dati personali riferiti, a titolo esemplificativo, alle seguenti categorie di interessati: • persone segnalanti; • dipendenti, lavoratori somministrati, tirocinanti, collaboratori, consulenti, professionisti e agenti; • fornitori, appaltatori, partner commerciali e personale dei medesimi; • persone coinvolte dalla segnalazione; • persone menzionate nella segnalazione; • testimoni o persone informate sui fatti; • soggetti che intrattengono, o hanno intrattenuto, rapporti giuridici, professionali, commerciali o lavorativi con la Società. 4. Categorie di dati personali trattati Artecarta Italia può trattare, nei limiti di quanto necessario alla gestione della segnalazione, le seguenti categorie di dati personali: • dati identificativi e di contatto della persona segnalante, ove forniti; • dati relativi al rapporto intercorrente con la Società o con soggetti terzi collegati alla segnalazione; • dati identificativi e informazioni riferibili alla persona coinvolta, alle persone menzionate o ad altri soggetti interessati; • informazioni contenute nella segnalazione, nei documenti allegati o acquisiti nel corso dell’istruttoria; • dati relativi ai fatti segnalati, alle circostanze di tempo e di luogo, ai soggetti coinvolti e agli eventuali elementi probatori; • eventuali dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, ove presenti nella segnalazione e strettamente necessari alla sua gestione; • eventuali dati relativi a condanne penali o reati ai sensi dell’art. 10 GDPR, ove presenti nella segnalazione e necessari per l’esame dei fatti segnalati. La persona segnalante è invitata a indicare nella segnalazione solo informazioni pertinenti e necessarie rispetto ai fatti oggetto di segnalazione, evitando l’inserimento di dati personali non rilevanti o eccedenti. I dati personali manifestamente non utili alla gestione della specifica segnalazione non saranno raccolti oppure, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati senza ritardo. 5. Finalità del trattamento I dati personali sono trattati per le seguenti finalità: a) ricevere, protocollare, esaminare e gestire le segnalazioni whistleblowing; b) verificare la fondatezza dei fatti segnalati, anche mediante attività istruttoria interna; c) mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante, ove possibile e necessario; d) richiedere eventuali integrazioni documentali o chiarimenti; e) dare avviso di ricevimento della segnalazione, ove possibile; f) dare riscontro alla segnalazione nei termini previsti dalla normativa applicabile e dalla Procedura Whistleblowing adottata dalla Società; g) adottare eventuali misure conseguenti, organizzative, correttive, disciplinari o giudiziarie, ove ne ricorrano i presupposti; h) adempiere agli obblighi previsti dal D.Lgs. 24/2023, dal D.Lgs. 231/2001, dal Regolamento UE 2016/679 e dalla normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali; i) tutelare i diritti della Società, della persona segnalante, della persona coinvolta e degli altri soggetti interessati. 6. Base giuridica del trattamento Il trattamento dei dati personali è fondato principalmente sull’adempimento di obblighi di legge cui è soggetta Artecarta Italia S.r.l., ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, con particolare riferimento al D.Lgs. 24/2023 e, ove applicabile, al D.Lgs. 231/2001. Il trattamento può altresì fondarsi, ove necessario, sul legittimo interesse della Società alla tutela dei propri diritti, alla prevenzione di illeciti, alla corretta gestione del sistema di controllo interno e alla difesa in sede giudiziale o stragiudiziale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Il trattamento di eventuali categorie particolari di dati personali è effettuato, nei limiti di quanto strettamente necessario, ai sensi dell’art. 9 GDPR e della normativa nazionale applicabile. Il trattamento di eventuali dati relativi a condanne penali e reati è effettuato nei limiti consentiti dall’art. 10 GDPR e dalle disposizioni normative applicabili. Il consenso della persona segnalante potrà essere richiesto nei soli casi espressamente previsti dalla normativa, tra cui, a titolo esemplificativo, l’eventuale rivelazione dell’identità della persona segnalante nei casi in cui ciò sia indispensabile per la difesa della persona coinvolta, oppure la documentazione della segnalazione orale mediante registrazione, ove prevista dalla procedura. 7. Modalità del trattamento Il trattamento dei dati personali avviene con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. La Società adotta misure tecniche e organizzative idonee a garantire la sicurezza, la riservatezza e la protezione dei dati personali trattati nell’ambito della procedura whistleblowing. In particolare, la gestione delle segnalazioni avviene in modo da garantire la riservatezza: • dell’identità della persona segnalante; • dell’identità della persona coinvolta; • dell’identità delle persone comunque menzionate nella segnalazione; • del contenuto della segnalazione; • della documentazione allegata o acquisita nel corso dell’istruttoria. Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. 8. Segnalazioni mediante piattaforma, e-mail e colloquio orale Le segnalazioni possono essere presentate tramite la piattaforma whistleblowing accessibile dal sito istituzionale di Artecarta Italia S.r.l., mediante la casella e-mail dedicata odv@artecarta.it, oppure, su richiesta della persona segnalante, mediante colloquio orale con il Gestore/OdV. In caso di segnalazione mediante piattaforma, la persona segnalante potrà inserire le informazioni richieste dal modulo web, allegare eventuali documenti e scegliere se indicare o meno i propri dati identificativi e di contatto. In caso di segnalazione tramite e-mail, la persona segnalante è invitata a utilizzare l’indirizzo dedicato e a indicare solo informazioni pertinenti rispetto ai fatti segnalati. In caso di segnalazione orale, il Gestore/OdV assicura la tracciabilità della segnalazione mediante redazione di apposito verbale sintetico, contenente gli elementi essenziali della segnalazione, da sottoporre alla persona segnalante per eventuali osservazioni e conferma, secondo quanto previsto dalla Procedura Whistleblowing. Qualora la segnalazione sia documentata mediante registrazione, ove prevista e tecnicamente disponibile, ciò avverrà solo previo consenso della persona segnalante. 9. Riservatezza dell’identità della persona segnalante L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione dalla quale possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della persona segnalante, a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione e specificamente autorizzati al trattamento. Nell’ambito di eventuali procedimenti disciplinari, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa della persona coinvolta, la segnalazione potrà essere utilizzata solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. La persona segnalante sarà informata per iscritto delle ragioni dell’eventuale rivelazione dei dati riservati, nei casi previsti dalla normativa applicabile. 10. Natura del conferimento dei dati Il conferimento dei dati personali da parte della persona segnalante è facoltativo. La persona segnalante può decidere se indicare o meno la propria identità. Tuttavia, la mancata indicazione dei propri dati identificativi o di recapiti utili potrebbe rendere più difficoltosa l’istruttoria, l’interlocuzione con il Gestore della segnalazione e la richiesta di eventuali integrazioni. Le segnalazioni anonime, ove adeguatamente circostanziate e idonee a consentire la ricostruzione dei fatti, potranno essere prese in considerazione secondo quanto previsto dalla Procedura Whistleblowing adottata dalla Società. 11. Destinatari dei dati personali I dati personali potranno essere conosciuti, nei limiti strettamente necessari alla gestione della segnalazione, dai seguenti soggetti: • Organismo di Vigilanza / Gestore delle Segnalazioni; • Comitato Guida PdR 125/22, esclusivamente nei casi in cui operi quale Gestore supplente della segnalazione ai sensi della Procedura Whistleblowing adottata dalla Società; • soggetti espressamente autorizzati al trattamento, ove coinvolti nel processo di gestione della segnalazione; • funzioni aziendali eventualmente interessate dagli approfondimenti istruttori, nei soli limiti in cui ciò sia necessario e senza indebita rivelazione dell’identità della persona segnalante; • consulenti esterni, professionisti o soggetti incaricati di supportare la Società, ove necessario, previa adozione delle opportune misure di riservatezza; • fornitori di servizi informatici o gestori di piattaforme, se nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR; • Autorità giudiziaria, Autorità amministrative, ANAC o altri soggetti pubblici legittimati, nei casi previsti dalla legge. I dati personali non saranno diffusi. 12. Trasferimento dei dati personali fuori dallo Spazio Economico Europeo I dati personali trattati nell’ambito della procedura whistleblowing non saranno trasferiti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, salvo che ciò si renda necessario in relazione alla gestione tecnica del canale o per specifici obblighi di legge. In caso di eventuale trasferimento fuori dallo Spazio Economico Europeo, la Società adotterà le garanzie previste dal GDPR. 13. Periodo di conservazione Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla chiusura della procedura di segnalazione, coincidente con la comunicazione dell’esito finale, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e protezione dei dati personali. Decorso il periodo di conservazione, i dati personali saranno cancellati o anonimizzati, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per contenziosi, ispezioni, richieste dell’Autorità, obblighi di legge o esigenze di tutela giudiziale della Società o dei soggetti interessati. 14. Diritti degli interessati Gli interessati possono esercitare, nei limiti previsti dalla normativa applicabile, i diritti riconosciuti dagli artt. 15 e ss. del GDPR, tra cui: • diritto di accesso ai dati personali; • diritto di rettifica; • diritto di cancellazione; • diritto di limitazione del trattamento; • diritto di opposizione, ove applicabile; • diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. L’esercizio di tali diritti può essere limitato, ritardato o escluso nei casi previsti dalla normativa applicabile, qualora dall’esercizio dei diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante, allo svolgimento delle verifiche sulla segnalazione, alla tutela dei soggetti coinvolti o agli interessi protetti dal D.Lgs. 24/2023. Le richieste relative all’esercizio dei diritti possono essere indirizzate al Titolare del trattamento, fermo restando che le stesse saranno gestite in modo da non compromettere la riservatezza della procedura whistleblowing. 15. Reclamo all’Autorità Garante L’interessato che ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità. Resta ferma, ove ne ricorrano i presupposti, la possibilità per la persona segnalante di utilizzare il canale esterno ANAC nei casi previsti dal D.Lgs. 24/2023 e dalla Procedura Whistleblowing adottata dalla Società. 16. Aggiornamenti dell’informativa La presente informativa potrà essere aggiornata in caso di modifiche normative, organizzative o tecniche relative alla procedura whistleblowing o alle modalità di trattamento dei dati personali. La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali informativi aziendali e, ove previsto, sul sito internet della Società.